Conditions générales de vente

Préambule

La signature d’un devis ou la réception d’un Bon de commande (transmis par e-mail ou courrier) emporte acceptation sans réserve des présentes conditions générales de vente, qui ont pour objet de régir les contrats conclus entre Collock et ses Clients.

Article 1 : Définitions

« Collock » désigne la société Collock, SAS au capital de 12 300 euros dont le siège social est situé au 37 rue Louise Weiss, 75013 Paris, RCS 815 056 130 Paris
« Client » désigne toute personne morale ou physique signataire d’un devis émis par Collock.

Article 2 : Objet

Le présent contrat a pour objet de définir les termes et conditions générales de vente ainsi que les modalités selon lesquelles Collock fournit les services à ses Clients.
Les devis font office de bons de commande, sous format papier ou électronique. Ils font partie intégrante du présent contrat.

Article 3 : Prix
Les prix des prestations d’événementiel proposées par Collock sont indiqués en euros hors taxes (HT) et sont susceptibles d’être modifiés à tout moment sans préavis. Les prix sont majorés de la TVA au taux en vigueur au moment de la facturation. Les prix comprennent les frais liés à la conception, à la réalisation, à l’animation, à la livraison et au matériel, nécessaires à la prestation. Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration du personnel de Collock sont à la charge du Client, sauf mention contraire dans le devis ou la confirmation de commande.

Article 4 : Conditions d’utilisation des services de Collock

Valable pour tous nos services/produits

• Références
• Le Client autorise Collock à citer sur ses propres supports de communication (site internet, plaquettes, etc.) les éléments (nom, logo, etc.) de nature à identifier le Client et ce à titre de référence.
• Validation et avenant au contrat
• Si pour une raison quelconque, le Client, en cours d’exécution du contrat, validait des travaux réalisés par Collock (par téléphone, e-mail, ou courrier) et revenait sur sa décision ultérieurement, une telle demande ou objection conduirait Collock à dresser un devis additionnel pour le travail supplémentaire impliqué, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base de la première validation du Client.
• Si pour une raison quelconque, le Client formulait en cours d’exécution du contrat une nouvelle demande non conforme au cahier des charges ou une objection remettant en cause les travaux déjà effectués, une telle demande ou objection conduirait Collock à dresser un devis additionnel, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base du périmètre initialement prévu.

Le report de la prestation par le Client est possible sous réserve de disponibilité et validation expresse de Collock et dans un délai maximum de six (6) mois à compter de la date initialement prévue pour la livraison.

Le report entraîne le maintien du prix convenu initialement, sauf modification substantielle des conditions de réalisation de la prestation.

En cas d’annulation ou report par Collock :

• Collock s’engage à informer le Client dans les meilleurs délais et à lui proposer une solution alternative ou un report dans les mêmes conditions que celles prévues
• Si aucune solution alternative ou report n’est possible ou accepté par le Client, Collock procède au remboursement intégral des sommes versées par le Client, sans qu’aucune indemnité ne soit due de part et d’autre.

Une annulation ou un report par le client d’une prestation est possible sous certaines conditions : 

• Report 
• Possible sous réserve de validation expresse par Collock
• Prévenir au minimum 10 jours calendaire avant la date de déploiement
• La prestation doit être recaler dans les 3 mois suivant la date initialement prévue renouvelable une seule fois
• Annulation 
• Possible en prévenant par mail Collock dans les conditions suivantes
• 1 mois avant la date : le paiement intégrale de la prestation est dû
• Entre 3 mois et 1 mois avant la date: 75% de la prestation est dû
• Entre 6 Mois et 3 mois avant la date : 50% de la prestation est dû
• Sauf accord entre les deux parties pour des conditions particulières définies en amont du projet. 

Dispositif clés-en-main

• Modalité de mise en place : 
• organisation de la prestation par un chef de projet Collock
• staffing des animateurs
• transport du matériel Collock sur le lieu de la prestation
• mise à disposition du matériel de jeu 
• Collock demandera dédommagement pour tout matériel endommagé
• en cas de retard de la prestation dû au Client, Collock pourra demander un dédommagement, sous forme d’une facture complémentaire. 

• Obligation client :
• le client s’engage à mettre à disposition les meilleures conditions pour le déploiement (superficie des espaces) 

• le client veillera à la bonne utilisation du matériel de jeu durant la prestation

• Modalité de modification de la prestation
• Le nombre de participants revu à la baisse par rapport au devis initial, sur lequel le client s’est engagé, n’entraîne pas de remboursement, ni remise – sauf validation expresse de Collock.
• Le nombre de participants revu à la hausse par rapport au devis initial, sur lequel le client s’est engagé, entraîne une facturation complémentaire, au forfait de 15€ HT par joueur supplémentaire. 

Jeu personnalisé

• Utilisation 
• Collock met à disposition son matériel pour les jeux personnalisés. Le Client s’engage à restituer le matériel Collock en bon état et à signaler tout dégât. Les dégâts pourront faire l’objet d’un dédommagement sous forme de facture complémentaire. 
• Modalité de personnalisation
• Collock personnalise une trame de jeu existante et choisit parmi sa banque d’énigme les énigmes les plus adaptées au contenu du Client. 
• Le contenu sont fourni par le client dans les délais afin de permettre à collock de faire les adaptations adéquat

Création sur-mesure 

• Cession de propriété
• Collock s’engage à céder au Client, une fois l’intégralité de la prestation payée par le Client, tous ses droits de propriété intellectuelle sur les travaux réalisés pour le compte du Client en dehors du code source si projet digital (création scénaristique, énigmes avec le contenu client, graphismes, créations sonores, et bases de données).
• Collock cède le matériel physique acheté pour la création du jeu 

• Calendrier prévisionnel
• Dans le cas où Collock indique au Client un calendrier des travaux, celui-ci est prévisionnel et prend particulièrement en compte :
• un délai de réponse du Client inférieur à 2 jours ouvrés à tous les e-mails de Collock ;
• un maximum d’allers-retours défini selon nos conditions standards annexées dans le devis
• Par ailleurs, tout retard de livraison des contenus par rapport au calendrier fixé initialement par oral ou par écrit aura un impact sur la durée globale du projet. Le Client ne pourra pas dénoncer un retard de livraison si les contenus n’ont pas été livrés dans leur totalité dans les délais prévus initialement.

Cas spécifique : la création de jeu digital

• Cahier des charges
• Afin de mener à bien la réalisation des projets, le Client doit adresser un cahier des charges technique précis et exhaustif à Collock. Sur cette base, Collock établira un devis qui deviendra le document de référence pour la conduite du projet. Les éléments qui auraient été évoqués dans l’expression de besoin, le cahier des charges ou par oral et qui ne seraient pas mentionnés explicitement dans le devis ne sont pas inclus dans le périmètre du projet. En l’absence de précisions dans le devis, Collock fera les choix techniques et fonctionnels selon son expérience, sans que ceux-ci ne puissent être contestés par le Client.

• Maquettes graphiques
• Chaque fois que cela sera nécessaire, Collock soumettra au Client des « maquettes » des réalisations montrant l’aspect visuel et le gameflow de celles-ci.
• Les maquettes seront faites avec un maximum de 2 itérations par maquette, sauf mention particulière dans le devis. En cas d’itérations supplémentaires, un devis additionnel sera établi par Collock, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base de la validation par le Client d’une des versions des maquettes déjà réalisées.
• Après acceptation par le Client des maquettes (par e-mail ou courrier), toute demande de modification de l’aspect visuel ou de gameplay des réalisations concernées fera l’objet d’un devis additionnel, soumis à l’acceptation du Client. En cas de refus du devis additionnel, les travaux continueront sur la base de la première validation du Client.
• Une fois la période de développement lancée, seules des modifications mineures (textes, coquilles…) et les corrections des bugs seront acceptées. Toute demande de modification de game design ou de graphisme fera l’objet d’un devis additionnel, soumis à l’acceptation du Client.

• Compatibilité navigateurs et appareils mobiles
• Les jeux digitaux développés par Collock fonctionnent correctement sur les dernières versions des navigateurs Edge, Firefox, Chrome et Safari (version en cours à la date de signature du contrat), des écarts de rendu existent sur les versions précédentes car ces navigateurs n’incluent pas les mises à jour technologiques utilisées par Collock.
• Collock ne peut garantir la compatibilité du jeu développé sur l’ensemble des navigateurs et sur l’ensemble des appareils mobiles. Collock couvre au moins 85% du marché en suivant les usages ici : https://gs.statcounter.com/browser-version-market-share
• En particulier, Collock ne garantit pas la compatibilité du site développé sur Internet Explorer (navigateur obsolète et déconseillé par son éditeur Microsoft car celui-ci n’est plus mis à jour ni maintenu). Une option additionnelle payante est disponible et permet de rendre compatible le jeu sur le navigateur IE 11.

• Garantie dysfonctionnements
• Collock assurera la correction des bugs et dysfonctionnements identifiés et reportés par le Client dans les 30 jours calendaires suivants la mise en ligne du jeu en ligne. Les modifications qui seront signalées après cette date limite feront l’objet d’un devis supplémentaire, soumis à l’acceptation du Client.

• Mise à jour du jeu
• Collock pourra intervenir après la livraison du jeu dans le cadre d’un contrat de maintenance ou d’une facturation au temps passé. Toute intervention sur le jeu,autre que la réparation de dysfonctionnements décrite précédemment fera l’objet d’une facturation spécifique.

• Hébergement, etc.
• Le service d’hébergement de Collock comprend toute la mise en place, le maintien et le suivi du bon fonctionnement de celui-ci afin de garantir un service toujours disponible.
• Il peut arriver de façon rare que le service ne soit plus fonctionnel pour les utilisateurs, il est dit “down”. Par exemple, les utilisateurs ne peuvent plus se connecter au jeu digital.
• Dans ce cas, le système va automatiquement se relancer et informer Collock.
• La supervision du serveur via un monitoring / Reporting et Reboot 24/24 – 7j/7 est inclus dans le service d’hébergement.
• Collock garantit un temps de rétablissement de H+12 (heures ouvrées).
• L’hébergement est inclus la première année puis est facturé, le montant est défini suivant les besoins du client, soumis à l’acceptation.
• L’hébergement a lieu sur Scaleway.
• L’intégralité des données traitées est stockée en Union Européenne (France).
• Conformément aux exigences de Collock en termes de sécurité et RGPD, les données sont stockées 12 mois puis détruites. En cas de demande de suppression des données il faut écrire à contact@collock.com. Les données seront alors supprimées dans le mois. 

Article 5 : Obligations et responsabilités du Client

Données fournies par le Client

Le Client fournira tous les contenus textes sous format électronique (fichier Word, Powerpoint ou email). Les supports audio ou vidéo seront fournis sous un format numérique Les données envoyées devront être des versions finales. Toute demande de modification des contenus du jeu déjà intégrés fera l’objet d’une facturation complémentaire..

Le Client s’engage à collaborer activement avec Collock en lui fournissant les informations nécessaires à la réalisation du travail commandé. En cas de non respect de cet engagement, Collock se réserve le droit, après 3 relances écrites (par email ou courrier) et 6 mois à compter de la signature du devis, de mettre fin à la prestation. Collock pourra alors réclamer le paiement de l’intégralité du montant prévu dans le devis signé.

Droits et légalité

Le Client garantit que son activité est légale et que les activités présentées dans les jeux mis en place par Collock sont conformes à la législation.
Le Client garantit qu’il possède la totalité des droits sur tous les éléments fournis à Collock dans le cadre du projet (marques, images, contenus textes, concepts, etc.).
Le Client assurera seul la responsabilité éditoriale.
Le Client s’engage à décharger Collock de toute responsabilité concernant les services ou informations, signes, images, graphismes, sons ou toutes autres données multimédias qu’il mettra à disposition des utilisateurs. En particulier, il sera seul responsable de tout acte de contrefaçon, de parasitisme ou de toute violation de droits de propriété intellectuelle et plus largement de tout préjudice direct ou indirect matériel ou corporel causé par l’utilisation des services. Il fera sien tout litige pouvant survenir entre lui-même et toute personne tierce aux présentes. Dans l’hypothèse où la responsabilité de Collock serait néanmoins retenue par une autorité judiciaire, il s’engage à indemniser Collock du préjudice résultant d’une faute de sa part.

Délais de paiement

Le client s’engage à payer toutes les factures à échéance de celle-ci ou bien aux dates fixées dans un calendrier de paiement avec Collock. Des pénalités de retard sont applicables de trois fois le taux annuel d’intérêt légal en vigueur calculé depuis la date d’échéance jusqu’à complet paiement du prix. Une Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement : 40 € est alors aussi mis en place.

Article 6 : Obligations et responsabilités de Collock

Délais de réalisation

Collock s’engage à tout mettre en œuvre pour procéder à la réalisation des services commandés par le Client, mais ne souscrit aucune obligation de délai, sauf convention particulière. La réalisation des travaux par Collock est notamment soumise à la fourniture par le Client des informations nécessaires à la réalisation de la commande et à ses délais de validation des propositions de Collock.

Documents transmis

En aucun cas Collock ne pourra être tenu responsable de la perte de documents requis pour la réalisation des services commandés. Le Client est tenu de n’envoyer que des copies ou des documents sans valeur de remplacement.

Limites de responsabilité

Collock est responsable de la bonne exécution de la prestation commandée par le Client, dans le respect des règles de l’art et des normes de sécurité en vigueur. Collock dispose d’une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages matériels et corporels causés à des tiers du fait de son activité.

Le Client est responsable du bon déroulement de la prestation et du respect des consignes données par Collock. Le Client s’engage à fournir à Collock toutes les informations nécessaires à la réalisation de la prestation, ainsi qu’un lieu adapté et sécurisé. 

Le Client s’engage également à respecter les droits de propriété intellectuelle de Collock sur les éléments créés ou utilisés dans le cadre de la prestation. Toute détérioration des éléments utilisés dans le cadre de la prestation engendrera un facturation de réparation suivant le préjudice subi (Blocage pour d’autres prestations, réparation, rachat…).

Le Client dispose d’un droit d’utilisation non exclusif et non transférable des éléments fournis par Collock, uniquement pour les besoins de la prestation.

La responsabilité de Collock ne saurait être engagée pour une valeur supérieure aux montants versés par le client dans le cadre du contrat, quelle qu’en soit la cause. L’accès du Client ou d’un prestataire de celui-ci au code source développé par Collock dégage Collock de toute responsabilité quant aux dysfonctionnements postérieurs éventuels.

Article 7 : Traitement des données

Collock et le Client s’engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l’autre partie, de quelque nature qu’ils soient, financiers, techniques, sociaux ou commerciaux, auxquels ils auraient pu avoir accès dans le cadre de l’exécution de la prestation. La précédente disposition ne fait pas obstacle à ce que Collock puisse faire état dans ses publicités ou documents commerciaux ou offres commerciales de toutes les commandes réalisées avec possibilité de mentionner la dénomination sociale du Client et l’objet de la prestation. Cette possibilité ne confère pas à Collock un droit quelconque sur les marques du Client autre que celles précédemment évoquées.

Si Collock est amenée à traiter des données pour le compte du Client, ce traitement sera effectué en tant que sous-traitant du Client. La responsabilité de Collock ne pourrait dans ce cadre être engagée qu’en cette qualité.

Les données personnelles peuvent être supprimées à la demande du Client par e- mail adressé à contact@collock.com.

Article 8 : Non débauchage

Chacune des parties renonce, sauf accord écrit préalable, à faire directement ou indirectement des offres d’engagement à un collaborateur de l’autre partie ayant travaillé dans le cadre de la prestation objet du contrat ou à le prendre à son service, sous quelque statut que ce soit. Cette renonciation est valable pour une durée de trois ans à compter de l’intervention du collaborateur. En cas de violation de cet engagement, la partie en cause devra s’acquitter d’une pénalité d’un montant de 30 000 euros.

Article 9 : Prise d’effet

Le présent contrat prend effet à la signature du devis, sous format papier ou électronique.

Article 10 : Modalités financières

En contrepartie des services fournis, le Client s’engage à payer à Collock tout montant mentionné sur le devis signé suivant les modalités précisées dans ce document. Les tarifs de ces services sont ceux mentionnés dans le devis papier ou électronique. Ils sont hors taxes (HT) et sont payables en euros (€). Ils sont payables selon les échéances mentionnées dans le devis.

Toute facture de Collock est acceptée définitivement par le Client si elle n’est pas contestée dans un délai de 8 jours à compter de sa réception, par lettre recommandée ou par email exposant en détail les motifs de la contestation.

En application de l’article L 441-16 du code de commerce, tout défaut ou retard de paiement entraînera le paiement d’intérêts pénalités de retard au taux de 15% par an ainsi que la suspension immédiate des services de Collock, en attendant la régularisation par le Client.

Article 11 : Résiliation

Collock se réserve le droit de résilier, après une notification écrite (par email ou courrier), de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte, le présent contrat en cas de violation d’une des clauses des précédentes conditions.

En cas de résiliation du contrat à l’initiative du Client, une partie des honoraires sera due proportionnellement au travail effectué, avec un minimum de 40% du montant total du devis signé.

Article 12 : Cessibilité du contrat

Collock se réserve la faculté de céder, transférer ou apporter à un tiers, sous quelque forme que ce soit, les droits et obligations nés du présent contrat.

Article 13 : Force majeure

Aucune des deux parties ne sera tenue pour responsable vis-à-vis de l’autre de la non-exécution ou des retards dans l’exécution d’une obligation du présent contrat qui seraient dus au fait de l’autre partie consécutivement à la survenance d’un cas de force majeure habituellement reconnu par la jurisprudence.

Article 14 : Lois applicables et juridictions compétentes

Tout différend découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci sera résolu conformément au Tribunal de Commerce de Paris